Pełnomocnik przy zamkniętym oknie. MOS2 miał uprościć legalizację pobytu, a RPO pyta o realne prawo do pomocy prawnej.

W sprawie MOS2 nie chodzi wyłącznie o migrację ani o informatyczny detal. Chodzi o to, czy państwo cyfryzując procedurę potrafi zachować podstawową gwarancję administracyjną: możliwość działania strony przez pełnomocnika tam, gdzie prawo nie wymaga jej osobistego działania.

Rzecznik Praw Obywatelskich poinformował 1 czerwca 2026 r., że prowadzi postępowanie wyjaśniające dotyczące dostępu pełnomocników do systemu teleinformatycznego Moduł Obsługi Spraw, określanego jako MOS2, oraz czynności procesowych dokonywanych za jego pośrednictwem w sprawach legalizacji pobytu cudzoziemców. Sprawa została podjęta po skardze radcy prawnego, który zwrócił uwagę na możliwą ingerencję w prawo strony postępowania administracyjnego do korzystania z pomocy prawnej pełnomocnika. Zastępca RPO Wojciech Brzozowski wystąpił do prezesa Krajowej Rady Radców Prawnych Włodzimierza Chróścika oraz prezesa Naczelnej Rady Adwokackiej Przemysława Rosatiego o stanowisko wobec wyjaśnień UdSC i ewentualne zastrzeżenia środowisk prawniczych.

Od 27 kwietnia 2026 r. system MOS umożliwia elektroniczne składanie wniosków o zezwolenie na pobyt czasowy, pobyt stały oraz pobyt rezydenta długoterminowego UE. UdSC komunikuje, że od tej daty składanie takich wniosków odbywa się za pośrednictwem portalu MOS, przy określonych wyjątkach. Urzędy wojewódzkie powtarzały przed startem systemu, że nowa ścieżka ma uprościć procedurę, ograniczyć kolejki i dać możliwość składania dokumentów online. To jest oficjalna obietnica: mniej papieru, mniej wizyt, większa dostępność. Jednak w cieniu tej obietnicy pojawia się pytanie, które dla państwa prawa jest znacznie ważniejsze niż wygodny panel użytkownika: kto w praktyce może skutecznie wykonać czynność, która uruchamia postępowanie.

Mechanizm wygląda następująco. Po pierwsze, cudzoziemiec zakłada konto i składa wniosek przez MOS. Po drugie, wniosek musi zostać podpisany podpisem zaufanym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem osobistym. Po trzecie, administracja wskazuje, że podpis ma złożyć cudzoziemiec będący wnioskodawcą albo - w określonych przypadkach - jego przedstawiciel ustawowy. Po czwarte, jeśli formularz zostanie podpisany przez osobę nieuprawnioną, w tym przez pełnomocnika, urząd może nie potraktować tego jako zwykłego braku formalnego do naprawienia. Według informacji opublikowanej w MOS wniosek może zostać uznany za prawnie nieistniejący, bez wezwania do uzupełnienia podpisu na podstawie art. 64 par. 2 KPA. Właśnie tu zaczyna się problem: błąd w cyfrowej bramce nie musi kończyć się prośbą o korektę, tylko może oznaczać, że dla państwa sprawa w ogóle nie wystartowała.

Podejrzenie nie polega na tym, że urzędnicy celowo odbierają cudzoziemcom prawa. Tego materiał nie udowadnia i nie należy tego sugerować. Podejrzenie dotyczy konstrukcji systemowej. Jeżeli prawo ogólne mówi, że strona może działać przez pełnomocnika, a system cyfrowy w najważniejszej czynności wszczęcia sprawy praktycznie zamyka pełnomocnikowi drzwi, powstaje napięcie między gwarancją proceduralną a architekturą e-usługi. Strona formalnie ma prawo do pomocy, ale w kluczowym momencie może zostać sama z kontem, loginem, podpisem elektronicznym, językiem polskim, terminem pobytu i ryzykiem, że jeden nieprawidłowy podpis nie zostanie potraktowany jak brak, lecz jak nieistnienie wniosku. To nie jest drobna usterka. To punkt, w którym technologia może zamienić gwarancję prawną w dekorację.

Art. 32 KPA kontra cyfrowa bramka Art. 32 KPA jest prosty: strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. UdSC, według informacji RPO, stoi na stanowisku, że system nie wpływa na zakres tego prawa, bo służy do złożenia wniosku, a ta czynność wymaga osobistego działania wnioskodawcy albo przedstawiciela ustawowego. To jest argumentacja administracji i trzeba ją uczciwie odnotować. Ale właśnie ten punkt wymaga kontroli. Jeżeli organ uznaje, że złożenie elektronicznego wniosku pobytowego ma charakter czynności osobistej, powinno być jasne, z czego dokładnie to wynika, jak daleko sięga ograniczenie pełnomocnika i czy pełnomocnik może przynajmniej realnie przygotować, kontrolować, uzupełniać i komunikować czynności strony w systemie. Bez tego cyfryzacja może działać jak selektor: przepuszcza osobę, która sama poradzi sobie technicznie i językowo, a utrudnia działanie tej, która potrzebuje profesjonalnej pomocy.

Najmocniejszym elementem sprawy jest konsekwencja podpisu osoby nieuprawnionej. MOS informuje, że taki wniosek nie wywoła skutków prawnych dla cudzoziemca, którego miał dotyczyć, nie podlega uzupełnieniu, a wojewoda nie będzie wzywał do usunięcia braku formalnego podpisu. To oznacza, że człowiek może żyć w przekonaniu, iż sprawa została wniesiona, system przyjął formularz albo pełnomocnik technicznie wykonał czynność, a następnie dowiedzieć się, że prawnie nie było czego rozpatrywać. W postępowaniach pobytowych takie rozróżnienie nie jest akademickie. Może dotyczyć terminu legalnego pobytu, możliwości pracy, bezpieczeństwa rodziny, umowy z pracodawcą, najmu mieszkania i codziennego funkcjonowania w Polsce. Administracja może mówić: system działa zgodnie z przepisami. Obywatel albo cudzoziemiec słyszy: jeden ruch w systemie może kosztować mnie całe postępowanie.

Ten temat nie dotyczy wyłącznie cudzoziemców. Dotyczy wszystkich, którzy coraz częściej stykają się z państwem przez cyfrowe formularze. Dziś jest to legalizacja pobytu. Jutro może to być świadczenie, pozwolenie, odwołanie, skarga, sprawa podatkowa albo zdrowotna. Jeżeli państwo buduje systemy, w których błąd techniczny lub podpis niewłaściwej osoby natychmiast przenosi człowieka z kategorii 'brak do uzupełnienia' do kategorii 'wniosku nie było', to zmienia filozofię kontaktu z urzędem. Zamiast procedury naprawczej pojawia się proceduralna przepaść. Najbardziej tracą ci, którzy mają najsłabszy język, najmniejsze obycie cyfrowe, najkrótszy termin i największą zależność od decyzji urzędu.

Oficjalna narracja jest techniczna i uspokajająca: nowy portal, mniej kolejek, dokumenty online, podpis elektroniczny, wygodna obsługa. To język modernizacji, który brzmi dobrze, bo nikt rozsądny nie chce stać w kolejce z teczką papierów. Problem polega na tym, że język wygody może przykryć język gwarancji. Administracja pokazuje korzyści systemu, ale mniej widoczne są jego twarde krawędzie: kto może podpisać, co się dzieje przy błędzie, czy pełnomocnik ma realny dostęp, czy strona zostanie ostrzeżona w sposób zrozumiały, czy system jest odporny na pomyłki ludzi, którzy nie są prawnikami ani informatykami. Propaganda sukcesu w cyfryzacji zaczyna się wtedy, gdy e-usługę opisuje się przez wygodę dla urzędu i poprawność formularza, a nie przez bezpieczeństwo strony.

Po pierwsze, potrzebna jest pełna odpowiedź NRA i KRRP: czy profesjonalni pełnomocnicy w praktyce mają narzędzia do skutecznego reprezentowania strony w MOS2, a nie tylko do doradzania poza systemem. Po drugie, trzeba sprawdzić dokumentację techniczną i regulaminową portalu: jakie uprawnienia ma pełnomocnik, czy może mieć własny profil powiązany ze sprawą, czy tylko pomaga klientowi poza formalnym obiegiem. Po trzecie, potrzebne są dane z województw: ile wniosków uznano za prawnie nieistniejące po podpisie osoby nieuprawnionej, ile dotyczyło pełnomocników, ilu cudzoziemców utraciło przez to realną ochronę terminu. Po czwarte, trzeba porównać komunikaty informacyjne z treścią ustawową i praktyką: czy ostrzeżenia są dostępne w językach, które użytkownicy faktycznie rozumieją. Po piąte, należy ustalić, czy system przewiduje prewencyjne blokady przed podpisem osoby nieuprawnionej, czy dopiero po fakcie przerzuca konsekwencję na stronę.

Możliwy modus operandi luki. Taki mechanizm potencjalnego nadużycia wyglądałby następująco: państwo przenosi obowiązkową ścieżkę do systemu cyfrowego, następnie zawęża skuteczne wykonanie czynności do konkretnej osoby, a potem uznaje określony błąd za brak samego wniosku, nie za brak formalny. To nie przesądza o złej woli ani o bezprawności systemu. Pokazuje jednak ryzyko systemowe: odpowiedzialność za złożoność procedury zostaje przesunięta na stronę, choć strona często korzysta z pełnomocnika właśnie dlatego, że sama nie potrafi bezpiecznie przejść procedury. W praktyce może powstać administracyjne sito. Przechodzą przez nie ci, którzy mają wiedzę, język, podpis elektroniczny i czas. Reszta dowiaduje się, że cyfrowe państwo jest wygodne, ale tylko dla tych, którzy nie popełniają błędów.

Moim zdaniem RPO trafia w punkt, który powinien być testem każdej cyfryzacji państwa. E-usługa nie jest sukcesem dlatego, że papier znika z biurka urzędnika. Jest sukcesem dopiero wtedy, gdy obywatel albo cudzoziemiec nie traci po drodze gwarancji proceduralnych. Jeżeli system legalizacji pobytu działa tak, że pełnomocnik może być obecny w teorii, ale nie może bezpiecznie wykonać najważniejszej czynności w praktyce, to państwo nie uprościło procedury. Ono ją przepisało na język ryzyka. A jeśli błędny podpis nie prowadzi do wezwania do korekty, tylko do tezy, że wniosku prawnie nie było, to mamy nie cyfrowe ułatwienie, lecz bramkę z zapadnią. Administracja może mieć rację w interpretacji przepisów szczególnych, ale ciężar dowodu powinien być wysoki: ograniczenie pełnomocnika musi być jasne, proporcjonalne i zrozumiałe dla strony, nie ukryte w architekturze systemu.

Najbliższy krok to stanowiska samorządów zawodowych adwokatów i radców prawnych oraz dalsze działania RPO. Jeżeli środowiska prawnicze potwierdzą praktyczne bariery, sprawa powinna trafić z poziomu korespondencji do poziomu zmiany regulaminu, funkcjonalności systemu albo przepisów. Dobrym kierunkiem byłoby jasne rozdzielenie czynności, które rzeczywiście wymagają osobistego działania cudzoziemca, od czynności, przy których pełnomocnik powinien mieć pełny, techniczny i procesowy dostęp. Państwo nie musi rezygnować z podpisu osobistego tam, gdzie ustawa tego wymaga. Musi jednak udowodnić, że nie zamienia prawa do pełnomocnika w prawo do rozmowy telefonicznej z pełnomocnikiem poza systemem.

Cyfryzacja administracji ma sens wtedy, gdy człowiek dostaje szybszą drogę do państwa. Jeżeli po drodze traci pełnomocnika, możliwość korekty i poczucie, że procedura go chroni, to nie jest nowoczesność. To stary problem w nowym formularzu.